 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
Privacyverklaring |
Administratie Service Genee, onderdeel van de Genee BV, respecteert de rechten van onze klanten. Gelijke rechten voor iedereen is geen voorrecht maar een basisbeginsel. De wet- en regelgeving waaraan wij onderhevig zijn accepteren wij zonder op- of aanmerkingen. Vanuit deze gedachte is het volledig voldoen aan de AVG een verdere stap. Voorop staat dat wij op respectvolle wijze omgaan met alle ons ter beschikking gestelde en bekend geworden gegevens die betrekking hebben op personen/bedrijven. |
Uitgangspunten |
Persoonsgegevens worden binnen Administratie Service Genee enkel verwerkt volgens de geldende wet en regelgeving. Bij iedere verwerking van gegevens zullen wij het belang vooropstellen van het beschermen van de privacy van betrokkene, onze wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigd belang van Administratie Service Genee om uitvoering te geven aan onze administratieve taken. De bewaartermijn van de persoonsgegevens zullen niet langer duren dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, of op basis van de voor Administratie Service Tietjerk van toepassing zijnde wet en regelgeving. |
Welke gegevens verwerken wij? |
Bedrijfsadministratie |
| invoeren: |
Gebruikelijk krijgen wij van opdrachtgevers gegevens die nodig zijn voor het voeren van een volledige bedrijfsadministratie. Denk hierbij aan bankafschriften met bijbehorende facturen. Deze gegevens ontvangen wij dan de klant. Wij verwerken de gegevens in ons administratiepakket. Dit administratiepakket voldoet aan alle beveiligingseisen. Wij hebben het administratiepakket niet op een internetcomputer staan, de gegevens staan bij ons veilig op een eigen server. Zodra wij klaar zijn met de bedrijfsadministratie vragen wij de klant de administratie weer op te halen. Zo zijn wij nooit langer dan nodig in bezit van de bedrijfsadministratie. |
| Bedrijfsadministratie rapporteren: |
Nadat wij de bedrijfsgegevens van een compleet boekjaar hebben ontvangen en verwerkt maken wij hiervan een jaarverslag. Dit gebeurt in opdracht van de klant. Hiervoor hebben wij de complete bedrijfsadministratie van het desbetreffende boekjaar nodig. De gegevens die wij in ons administratiepakket hebben verwerkt worden gebruikt om het jaarverslag op te kunnen maken. Het jaarverslag wordt gemaakt in een computerprogramma, wederom is dit programma niet gekoppeld aan internet maar staat dit op onze eigen server. Zodra wij klaar zijn met het maken van het jaarverslag, vragen wij de klant de administratie weer op te halen. Zo zijn wij nooit langer dan nodig in bezit van de bedrijfsadministratie. |
| Loonadministratie: |
Voor diverse bedrijven voeren wij de loonadministratie. Hiervoor hebben wij gedetailleerde gegevens nodig, denk bijvoorbeeld aan identiteitskaarten, contracten, VOG verklaringen en loonheffingsverklaringen. Deze papieren worden door ons in een afgesloten ruimte gewaard. Zolang een werknemer in dienst is bewaren wij deze gegevens. De gegevens worden verwerkt in een loonpakket. Dit pakket is niet aangesloten op het internet, maar wordt opgeslagen op onze eigen server. Gegevens worden nooit langer dan nodig bewaard en indien nodig vernietigd. |
| Omzetbelasting aangiften: |
In opdracht van diverse klanten doen wij de aangifte omzetbelasting. Hiervoor hebben wij maandelijks, per kwartaal, per halfjaar of per jaar de bedrijfsadministratie nodig. Deze administratie wordt zoals hier boven omschreven verwerkt in een administratiepakket. Nadat de gegevens zijn verwerkt wordt er een berekening gemaakt. Deze berekening wordt telefonisch of per mail doorgegeven aan de klant. Vervolgens sturen wij de berekening per internet naar de belastingdienst. Hiervoor hebben wij inlogcodes nodig, deze worden zorgvuldig door ons bewaard in een afgesloten ruimte. |
| Correspondentie overheidsinstellingen: |
Regelmatig hebben wij voor klanten contact met overheidsinstellingen. Denk hierbij aan de belastingdienst, UWV etc. Dit contact verloopt altijd in goed overleg met de klant. |
| Financieringen: |
| Wij kunnen functioneren als bemiddelingspersoon bij het afsluiten van een financiering. Dit gaat altijd in opdracht van de klant. |
Welke gegevens verwerken wij niet? |
Wij verwerken alle gegevens in overleg/ opdracht met/van de klant. Wij zullen daartoe alle noodzakelijke of waarschijnlijk noodzakelijke gegevens vastleggen. Wij leggen nooit gegevens vast die ons bekend worden maar niets te maken hebben met het doel van de werkzaamheden en aard van de opdracht. Zo zullen wij geen enkele vastlegging plegen over persoonlijke voorkeuren en relaties tussen individuen die geen betrekking heeft op de opdracht. |
Hoe verwerken wij? |
Wij zijn een klein bedrijf en wij verwerken gegevens op opdrachtniveau. Wij maken gebruik van computer- en bestandssystemen. Onze systemen zijn niet aangesloten op het internet, alles wordt opgeslagen op een eigen server. |
Bewaartermijn |
De fysieke administratie wordt eenmaal per jaar geschoond en jaargangen worden, eventueel, ter verwerking aangeboden bij Reiswolf Archiefvernietiging. |
Beveiliging van gegevens |
Wij nemen maatregelen ter bescherming van gegevens. Fysieke gegevens worden uitsluitend bewaard in afgesloten ruimten en worden, indien nodig, vernietigd door Reiswolf Archiefvernietiging. Digitale gegevens kunnen wij via interne gebaseerde toepassingen overal ter wereld inzien, maar worden beveiligd door wachtwoorden en opgeslagen op private servers. Er wordt voor datatransmissie zoveel mogelijk gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen. |
Wij maken gebruik van een eigen e-mailserver, die gekoppeld is aan domein-mail hosten. De e-mails worden geruime tijd bewaard op de externe mail-host (SMTP en POP service). Wij streven er naar om de externe opslag binnen een jaar na aankomst van de mail gestaakt te hebben, het mailbericht met daarin mogelijkerwijs persoonsgegevens wordt vervolgens op onze eigen server bewaard. Onze server is beveiligd en uitsluitend wij hebben toegang tot de email. |
Verwerkingen |
Het privacy beleid heeft betrekking op de gehele organisatie van Administratie Service Genee en omvat alle verwerkingen, waaronder die van: • Dossierbehandeling in het kader van Financieel Dienstverlening & Advisering • Personeelsmanagement • Samenwerking met andere dienstverlenende partijen, waaronder Gerechtsdeurwaarders, Advocaten, Register)Accountants, (Krediet)Verzekeraars |
Rechten van betrokkenen |
De AVG kent verschillende rechten toe aan personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkenen). Door deze rechten hebben betrokkenen meer mogelijkheden om de verwerking van hun persoonsgegevens te controleren. Het betreft de volgende rechten: • Recht op informatie; • Recht van inzage; • Recht op rectificatie; • Recht op verwijdering van gegevens; • Recht op overdraagbaarheid; |
Controle en toezicht |
De functionaris gegevensbescherming is aangewezen om de controle uit te voeren op de werking van de procedures en maatregelen in het kader van de gegevensbescherming. U wordt verzocht om vragen en opmerkingen in eerste instantie te richten aan deze functionaris. Indien u niet tevreden bent met de uitkomst daarvan, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. |
| De taak Functionaris Gegevensbescherming in de zin van de AVG wordt binnen Administratie Service Tietjerk ingevuld door de heer W. Oostenveld. |
| Naam : W. Oostenveld Organisatie: Administratie Service Genee BV Adres : Postbus 197, 9250 AD BERGUM Telefoon : 0511-43 23 65 E-mail adres : info@administratieservicetietjerk.nl |
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens |
Heeft u een klacht over hoe Administratie Service Genee met uw privacygegevens omgaat of bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht door Administratie Service Tietjerk dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt deze autoriteit hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl |
